Gestaltung und Optimierung von Dienst- und Schichtplänen

Seminar für Fachkräfte in stationären Einrichtungen

Dienst- und Schichtpläne in sozialen Einrichtungen sind häufig von traditionellen „Dienstplanritualen“ der Arbeitszeitgestaltung geprägt, zum Beispiel:

• Die Dauer der täglichen Arbeitszeit orientiert sich an 1/5 der Wochenarbeitszeit – obwohl differenzierte Dienstzeiten oft bedarfs- und mitarbeitergerechter wären.
• Die Abdeckung der für klientengerechte Betreuung besonders wichtigen Wochenendzeiten wird von tradierten Dienstplaneinteilungen („jedes 2. Wochenende frei“) dominiert.
• In Dienstplänen wird die Vertragsarbeitszeit vollständig verplant – besondere Betreuungsangebote und die Vertretung von Ausfallzeiten sind dann oft nur mit Überstunden zu bewältigen.
• Es fehlt an systematischen Vorkehrungen, um auf kurzfristige Veränderungen des Betreuungsbedarfs und der Personalverfügbarkeit reagieren zu können.
• Teambesprechungen führen häufig zu kurzen Diensten – ohne Rücksicht auf effektive Regenerationszeiten und gesetzliche Ruhezeitbestimmungen.

INHALTE

1. Tag

In fünf Schritten zum Dienstplan, der Klient*innen, Mitarbeitenden sowie dem Budget gerecht wird

• Ermittlung von Besetzungsbedarf und Personalbedarf mit Hilfe einfacher Excel-Tools (werden zur Verfügung gestellt!)
• Erarbeitung von Tagesbesetzungsprofilen; Umsetzung von Standard-Einsatzzeiten
• Abgrenzung von zeitlich variablen Leistungen
• Ermittlung des effektiv verfügbaren Arbeitszeit-Budgets und Kalkulation von Ausfallzeiten
• Konstruktion durchlaufender Dienst- oder Schichtpläne; Flexibilisierung
• Möglichkeiten der rechtssicheren Vertretung von Ausfallzeiten
• Verbesserung der Verlässlichkeit von Arbeitszeit und Freizeit
• Zeitkontenmodelle und sinnvolle Steuerungsregeln von Zeitkonten

2. Tag

Rechtliche Rahmenbedingungen der Dienst- und Schichtplangestaltung

Arbeitszeitschutzrechtliche Rahmenbedingungen der Dienst- und Schichtplanung beinhalten unter anderem:

• Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeit sowie zulässige Abweichungen
• Verlängerung der täglichen Arbeitszeit durch Bereitschaftsdienst (Nachtbereitschaft)
• Gestaltung von Ruhepausen in einzeln besetzten Diensten
• Gewährung von Mindestruhezeiten bei Rufbereitschaft
• Nutzung tarifvertraglicher Abweichungsregelungen auch ohne Tarifbindung
• Begriff des verantwortlichen „Arbeitgebers“ (wer ist im Betrieb verantwortlich?)
• Aufsichts- und Dokumentationspflichten
• Mögliche Konsequenzen der Nichteinhaltung des Arbeitszeitgesetzes

MITBESTIMMUNGSRECHTLICHE FRAGEN

• Welche Mitbestimmungsrechte bei der Dienst- und Schichtplanerstellung gibt es?
• Worauf man bei der Gestaltung von Betriebsvereinbarungen achten sollte (Checkliste)
• Mitbestimmungsrechtliche Handhabung von Dienstplanänderungen (insbesondere bei Ausfallvertretung)

Vergütungsrechtliche Fragen – Themen unter anderem

• Wie grenzen sich „Plusstunden“ und „Überstunden“ bzw. „Mehrarbeit“ voneinander ab?
• Urlaub, Krankheit, Feiertag: Wie werden Ausfallzeiten in flexiblen Dienst- und Schichtplänen angerechnet?
• Rechtssichere Vereinbarung flexibler Arbeitszeiten im Arbeitsvertrag
• Auswirkungen des Mindestlohngesetzes auf flexible Arbeitszeitmodelle

IHR NUTZEN

Im Seminar machen Sie sich anhand von Praxisbeispielen mit der Systematik bedarfsgerechter Dienstplanstrukturen vertraut. Darüber hinaus lernen Sie die für die Dienstplanung relevanten Rechtsfragen aus den Bereichen Arbeitszeitschutzrecht, Vergütung und Mitbestimmung mit zahlreichen Praxistipps kennen.